Lai pakalpojuma elektronizācija izrādītos veiksmīga ir jāapmierina 80% būtiskāko pakalpojuma scenāriju, izvairoties no atlikušajiem 20%, kas tiks lietoti reti un radīs nesamērīgi augstas izmaksas pakalpojumam. 20% jeb izņēmuma gadījumu apkalpošanu nodrošiniet klātienē, veicot optimizāciju iestādes procesu līmenī.

Biežāk izplatītākie autentifikācijas līdzekļi:
1) internetbankas autentifikācija, mobilais ID;
2) e-paraksts (piemēram, gadījumā, ja pakalpojumā nepieciešams parakstīt e-dokumentu);
3) iestādes piešķirtais lietotājvārds un parole (piemēram, Valsts ieņēmuma dienesta Elektroniskā deklarēšanās sistēma) u.c.

1) informācija, kas pakalpojuma saņēmējam tiek atspoguļota uzreiz tiešsaistē un netiek uzglabāta;
2) elektronisks dokuments, piemēram, izziņa, atļauja;
3) dokuments papīra formātā, piemēram, atļauja, licence, sertifikāts, apliecība;
4) fakta reģistrācija, piemēram, deklarēta dzīvesvieta;
5) veikts ieraksts publiskā resursā, piemēram, publicēšana iestādes mājas lapā/ publiskā reģistrā.

.. kas nav pieejams elektroniski? Piemēram, lai pakalpojuma saņēmējs saņemtu iestādes e-pakalpojumu, ir nepieciešama pilnvara no citas iestādes, kura pakalpojumu elektroniski nesniedz, līdz ar to pakalpojuma saņēmējam tik un tā uz iestādi ir jādodas klātienē.

Ja lietos e-pakalpojumu, kura rezultāts ir izziņa citai valsts iestādei, tad ir jāveido divu iestāžu sadarbība, lai iedzīvotājs nepildītu kurjera funkciju (Valsts pārvaldes iekārtas likuma 10.panta 8.punkts).

Vai potenciālajiem e-pakalpojuma saņēmējiem pakalpojuma elektronizācija ļaus ātrāk un ērtāk saņemt vēlamo pakalpojumu?

Visbiežāk e-pakalpojuma ieviešana liek mainīt pastāvošo pakalpojumu sniegšanas kārtību, jo ir jāatrisina jautājumi par maksājumu pieņemšanu elektroniskajā vidē, jāvienojas par e-dokumentu izmantošanu iestāžu iekšējā apritē u.c. jautājumiem, kas rada iespēju automatizēt procesus, efektivizēt procedūras.

Piemēram, konkrētā pakalpojuma likums, maksājumu cenrādis. Kā plānoto e-pakalpojumu iespaido Fizisko personu datu aizsardzības likums, Iesniegumu likums utt.?

Tā kā Latvijā tikai nelielai daļai iedzīvotāju ir pieejams e-paraksts, vajadzētu izvērtēt, vai parakstīšanu nevar aizstāt ar pakalpojuma saņēmēja autentifikāciju. Jāizvērtē nepieciešamās izmaiņas normatīvajos aktos, lai to īstenotu.

Vai potenciālajiem e-pakalpojuma saņēmējam ir pieejams nepieciešamais autentifikācijas līdzeklis (internetbanka, e-paraksts u.c.)? Iespējams, ka ekonomiski neaktīvajiem pakalpojuma saņēmējiem nebūs pieejams neviens no iepriekšminētajiem autentifikācijas līdzekļiem, kā arī tie nebūs ieinteresēti lietot elektronisko vidi, bet turpinās saņemt pakalpojumu klātienē.

Vai e-pakalpojuma izveides uz uzturēšanas izmaksas ir proporcionālas plānotā e-pakalpojuma pieprasījumu skaitam? Lai pakalpojums elektroniskā vidē nesanāk dārgāks kā pakalpojums klātienē.

Vai nepieciešams veidot e-pakalpojumu? Iespējams pietiek ar procesu automatizāciju un sadarbību ar citām iestādēm.

Izstrādājot e-pakalpojumu būtu jāizvērtē pastāvošie standarti vai esošās/plānotās ES prasības attiecīgajā jomā (piem. par datu apmaiņas standartiem, metadatu standartiem, sadarbspējas prasībām, u.c.)

.. un informēšanu par e-pakalpojumu lietošanu?

Jāizstrādā jaunas un jāuzlabo pašreizējās iestāžu informācijas sistēmas, piemēram, elektroniski parakstīto dokumentu apstrādei un uzglabāšanai, pakalpojumu izpildei.

Ja būs maksas, vai būs maksas atvieglojumi konkrētām pakalpojuma saņēmēju grupām? Iespējamas, lai veicinātu e-pakalpojumu plašāku lietojamību, ir jāmaina pakalpojumu cenrāži, valsts nodevas apmērs, jāmaina cenu politika, piemēram, klātienē pakalpojums ir maksas, bet elektroniski bezmaksas.

Veidojot e-pakalpojumu, jāpārdomā, vai dokumentus nevar aizstāt ar datu pārbaudi vēršoties pie dokumentu izdevējiestādes (Latvijas ietvaros to nosaka Valsts pārvaldes iekārtas likums, Eiropas ietvaros attiecībā uz Pakalpojumu direktīvas pakalpojumiem un izglītības dokumentu atzīšanu (IMI)) vai iespēju norādīt pārbaudei nepieciešamos datus, vai iesūtīt skenētu dokumenta versiju.

Piemēram, par iedzīvotāju būs nepieciešami viņa pamatdati no Iedzīvotāju reģistra, valsts adrešu dati no Adrešu reģistra, īpašuma dati no Kadastra reģistra u.c.

Tie var tikt veidoti dažādu vajadzību īstenošanai un mērķu sasniegšanai:
1) informatīvie - var apskatīt un iegūt iestādes rīcībā esošu informāciju;
2) transakciju - administratīvu procedūru veikšana attālināti;
3) līdzdalības -sabiedrības viedokļa izzināšana par iestādes darbības sfērām.

Pakalpojumu elektronizācijā var izšķirt vairākus līmeņus, kurus nosaka ieguldāmo resursu un paredzamo ieguvumu attiecība:
1) informācija + veidlapas par to, kā pakalpojumu elektroniski pieprasīt un/vai saņemt. Informācija ievietota www.latvija.lv Publisko pakalpojumu katalogā;
2) tiešsaistes formas, lai pakalpojumu varētu pieprasīt un/vai saņemt tiešsaistē, aizpildot tiešsaistes formas iestādes mājas lapā vai portālā www.latvija.lv ;
3) pilnībā elektronizēts e-pakalpojums - pilnīga apkalpošanas procesa automatizācija, kur pakalpojums tiek pieprasīts, nepieciešamības gadījumā apmaksāts un arī sniegts elektroniskā veidā iestādes mājas lapā vai portālā www.latvija.lv.