Lai pakalpojuma elektronizācija izrādītos veiksmīga ir jāapmierina 80% būtiskāko pakalpojuma scenāriju, izvairoties no atlikušajiem 20%, kas tiks lietoti reti un radīs nesamērīgi augstas izmaksas pakalpojumam. 20% jeb izņēmuma gadījumu apkalpošanu nodrošiniet klātienē, veicot optimizāciju iestādes procesu līmenī.

1) informācija, kas pakalpojuma saņēmējam tiek atspoguļota uzreiz tiešsaistē un netiek uzglabāta;
2) elektronisks dokuments, piemēram, izziņa, atļauja;
3) dokuments papīra formātā, piemēram, atļauja, licence, sertifikāts, apliecība;
4) fakta reģistrācija, piemēram, deklarēta dzīvesvieta;
5) veikts ieraksts publiskā resursā, piemēram, publicēšana iestādes mājas lapā/ publiskā reģistrā.

Biežāk izplatītākie autentifikācijas līdzekļi:
1) internetbankas autentifikācija, mobilais ID;
2) e-paraksts (piemēram, gadījumā, ja pakalpojumā nepieciešams parakstīt e-dokumentu);
3) iestādes piešķirtais lietotājvārds un parole (piemēram, Valsts ieņēmuma dienesta Elektroniskā deklarēšanās sistēma) u.c.

Vai potenciālajiem e-pakalpojuma saņēmējiem pakalpojuma elektronizācija ļaus ātrāk un ērtāk saņemt vēlamo pakalpojumu?

Ja lietos e-pakalpojumu, kura rezultāts ir izziņa citai valsts iestādei, tad ir jāveido divu iestāžu sadarbība, lai iedzīvotājs nepildītu kurjera funkciju (Valsts pārvaldes iekārtas likuma 10.panta 8.punkts).

Vai nepieciešams veidot e-pakalpojumu? Iespējams pietiek ar procesu automatizāciju un sadarbību ar citām iestādēm.

Vai potenciālajiem e-pakalpojuma saņēmējam ir pieejams nepieciešamais autentifikācijas līdzeklis (internetbanka, e-paraksts u.c.)? Iespējams, ka ekonomiski neaktīvajiem pakalpojuma saņēmējiem nebūs pieejams neviens no iepriekšminētajiem autentifikācijas līdzekļiem, kā arī tie nebūs ieinteresēti lietot elektronisko vidi, bet turpinās saņemt pakalpojumu klātienē.

.. kas nav pieejams elektroniski? Piemēram, lai pakalpojuma saņēmējs saņemtu iestādes e-pakalpojumu, ir nepieciešama pilnvara no citas iestādes, kura pakalpojumu elektroniski nesniedz, līdz ar to pakalpojuma saņēmējam tik un tā uz iestādi ir jādodas klātienē.

Tā kā Latvijā tikai nelielai daļai iedzīvotāju ir pieejams e-paraksts, vajadzētu izvērtēt, vai parakstīšanu nevar aizstāt ar pakalpojuma saņēmēja autentifikāciju. Jāizvērtē nepieciešamās izmaiņas normatīvajos aktos, lai to īstenotu.

Vai e-pakalpojuma izveides uz uzturēšanas izmaksas ir proporcionālas plānotā e-pakalpojuma pieprasījumu skaitam? Lai pakalpojums elektroniskā vidē nesanāk dārgāks kā pakalpojums klātienē.

Piemēram, konkrētā pakalpojuma likums, maksājumu cenrādis. Kā plānoto e-pakalpojumu iespaido Fizisko personu datu aizsardzības likums, Iesniegumu likums utt.?

Visbiežāk e-pakalpojuma ieviešana liek mainīt pastāvošo pakalpojumu sniegšanas kārtību, jo ir jāatrisina jautājumi par maksājumu pieņemšanu elektroniskajā vidē, jāvienojas par e-dokumentu izmantošanu iestāžu iekšējā apritē u.c. jautājumiem, kas rada iespēju automatizēt procesus, efektivizēt procedūras.

Jāizvērtē, kas ir klātienes kanāla pakalpojuma saņēmēji, cik daudz to ir un kas būs e-pakalpojuma saņēmēji, piemēram:
1) fiziskas personas, piem., ekonomiski aktīvie pakalpojuma saņēmēji 3 tūkst. mēnesī, neaktīvie – 10 tūkst. mēnesī, jaunieši, pensionāri u.c.;
2) juridiskas personas;
3) citas publiskās pārvaldes iestādes - šajā gadījumā būs nepieciešams veidot sadarbību starp iestādēm, iespējas sadarbojoties IS līmenī.

.. par plānotā e-pakalpojuma nepieciešamību? Vai plāno to darīt? Vai ir bijusi sabiedriskā apspriešana? Kāds ir sabiedrības, potenciālo pakalpojumu saņēmēju, viedoklis?

Ieguldītie līdzekļi pret plānoto atmaksāšanās gadu skaitu pret potenciālo klientu skaitu elektroniskajā vidē.

Vai tiks elektronizēts viss pakalpojuma process, vai tikai kāds posms, piemēram, pakalpojuma pieprasīšana, bet ne rezultāta saņemšana.

Pakalpojumu elektronizācijā var izšķirt vairākus līmeņus, kurus nosaka ieguldāmo resursu un paredzamo ieguvumu attiecība:
1) informācija + veidlapas par to, kā pakalpojumu elektroniski pieprasīt un/vai saņemt. Informācija ievietota www.latvija.lv Publisko pakalpojumu katalogā;
2) tiešsaistes formas, lai pakalpojumu varētu pieprasīt un/vai saņemt tiešsaistē, aizpildot tiešsaistes formas iestādes mājas lapā vai portālā www.latvija.lv ;
3) pilnībā elektronizēts e-pakalpojums - pilnīga apkalpošanas procesa automatizācija, kur pakalpojums tiek pieprasīts, nepieciešamības gadījumā apmaksāts un arī sniegts elektroniskā veidā iestādes mājas lapā vai portālā www.latvija.lv.

Tie var tikt veidoti dažādu vajadzību īstenošanai un mērķu sasniegšanai:
1) informatīvie - var apskatīt un iegūt iestādes rīcībā esošu informāciju;
2) transakciju - administratīvu procedūru veikšana attālināti;
3) līdzdalības -sabiedrības viedokļa izzināšana par iestādes darbības sfērām.

Piemēram, par iedzīvotāju būs nepieciešami viņa pamatdati no Iedzīvotāju reģistra, valsts adrešu dati no Adrešu reģistra, īpašuma dati no Kadastra reģistra u.c.

Veidojot e-pakalpojumu, jāpārdomā, vai dokumentus nevar aizstāt ar datu pārbaudi vēršoties pie dokumentu izdevējiestādes (Latvijas ietvaros to nosaka Valsts pārvaldes iekārtas likums, Eiropas ietvaros attiecībā uz Pakalpojumu direktīvas pakalpojumiem un izglītības dokumentu atzīšanu (IMI)) vai iespēju norādīt pārbaudei nepieciešamos datus, vai iesūtīt skenētu dokumenta versiju.